Gestión eficiente de la caja: clave para el éxito de tu emprendimiento

 

Uno de los aspectos más importantes en la gestión de un emprendimiento es el manejo adecuado de la caja. El efectivo y los valores disponibles en cuentas digitales o bancarias representan el recurso más vital, ya que nos permiten mantener operativo nuestro negocio.

Ya sea para pagar gastos, adquirir mercadería o cubrir costos, siempre necesitaremos de estos valores.

Cuanto más preciso sea el manejo de estos recursos, mejores decisiones podremos tomar. ¿Qué implica tomar una buena decisión en la gestión de la caja? Contar con los valores necesarios en el momento oportuno. De esta forma, no solo podremos mantener nuestras actividades diarias, sino que también podremos destinar los excedentes a otros propósitos, como invertirlos para evitar la depreciación del valor adquisitivo.

Principales indicadores:

Una vez que hayamos establecido lo mencionado en el párrafo anterior, podemos considerar algunos indicadores adicionales que nos ayudarán en el análisis de nuestra caja.

Saldo mensual de caja: para evaluar si tenemos más ingresos que egresos en nuestra caja.

Ingresos y egresos por concepto: para comprender cómo se originan nuestros ingresos y en qué se invierten nuestros egresos. Ajustar nuestras decisiones en base a esto podría implicar reducir los plazos en los que cobramos a nuestros clientes o solicitar mayores plazos de pago a nuestros proveedores de mercadería. También es importante analizar si algunos gastos, como servicios de luz, gas y otros, son excesivos o han experimentado aumentos considerables.

Saldo en efectivo y saldo en cuentas: para evaluar cómo están distribuidos nuestros recursos. En ocasiones, ciertos saldos nos pueden generar ganancias por intereses y ayudarnos a evitar la pérdida de poder adquisitivo de esos fondos.

Valores históricos: al igual que cualquier indicador empresarial, es importante contar con valores históricos para poder realizar comparaciones. ¿Por qué es relevante? Porque la comparación es una herramienta clave para evaluar si estamos mejorando o empeorando. Por ejemplo, si nuestro saldo de caja aumenta en comparación con el período anterior (Mensualmente por ejemplo), eso indica una mejora, y nos interesa saber el motivo. De esta manera, podemos identificar una decisión o acción que podríamos mantener o implementar en el futuro. Si, por el contrario, nuestro saldo disminuye, es urgente analizar las razones para tomar medidas correctivas en caso de egresos excesivos o implementar acciones que incrementen nuestros ingresos. Es fundamental considerar el contexto o la realidad de nuestro emprendimiento al analizar las variaciones, ya que a menudo pueden estar relacionadas con situaciones inherentes al negocio que escapan a nuestro control. Por ejemplo, si tenemos una tienda, es normal que los gastos de gas aumenten en invierno y no es algo que podamos ajustar significativamente con una decisión. Si brindamos servicios de transporte, por ejemplo, y el precio del combustible aumenta, es normal que nuestro saldo disminuya. Lo importante es adaptar nuestras decisiones para que el saldo no se vuelva negativo.

Control de colaboradores: Si contamos con personal encargado de gestionar nuestros fondos, es necesario llevar un control diario de cómo manejan esos recursos. Debemos asegurarnos de que los valores coincidan con la realidad y que se registren todos los ingresos y egresos correctamente. Al final de cada jornada, es importante realizar un recuento de los fondos y compararlos con el saldo teórico que hemos registrado durante el día, ya sea en un cuaderno, una hoja de cálculo o un sistema informático. Esto nos permitirá identificar posibles faltantes o sobrantes de caja, lo cual mide la precisión con la que se han registrado las operaciones o, en el peor de los casos, detectar si algún colaborador está haciendo un uso inadecuado de los valores.

Resumen de puntos básicos a tener en cuenta:

• Centralizar los ingresos y egresos de valores en un único punto, oficina o local.

• Registrar todas las transacciones de ingresos y egresos, incluidos los retiros de los propietarios.

• Seleccionar indicadores periódicos que nos permitan evaluar nuestros saldos y compararlos con períodos anteriores.

• Si contamos con colaboradores, asegurarnos de realizar cierres de caja diarios. La caja debe estar a cargo de una sola persona. Se recomienda que, periódicamente, un tercero (El propietario, por ejemplo.) realice una conciliación con el colaborador para asegurar la veracidad de los valores disponibles en caja

• Mantener la seguridad de las tenencias, evitando contar con grandes sumas en efectivo en locales u oficinas, y reducir así, las pérdidas que se pueden enfrentar ante posibles robos.

Mención de cheques: Si utilizamos cheques, también es importante tenerlos en cuenta, aunque debido a su complejidad, abordaremos ese tema en otro artículo de nuestro blog.

Conclusión:

La caja es uno de los recursos principales que toda empresa grande o pequeña debe asegurar. Refleja la salud financiera del negocio y resulta fundamental a la hora de tomar decisiones.

Si no cuentas con un proceso o una herramienta adecuada para la gestión de tu caja, no dudes en contactarnos. Podemos colaborar en la creación de un proceso y proporcionar herramientas informáticas sencillas para que puedas comenzar con buen pie.

Esperamos que estos consejos y sugerencias te resulten útiles. 👌😁

Equipo Alerce.